Letteralmente il termine workflow significa “flusso di lavoro”: un insieme di azioni, task, eventi e interazioni che costituiscono un processo lavorativo, coinvolgono due o più persone e creano o forniscono valore aggiunto alle attività aziendali. 
Questa definizione sembra troppo astratta? Ci riprovo con parole più semplici: con workflow ci si riferisce a una serie di azioni, che avvengono in sequenza, scaturite a partire da un trigger iniziale (ovvero, che avvengono a seguito dell’avvenimento di un evento precedentemente stabilito). Oggi voglio parlarti dell’importanza che ricoprono i flussi di lavoro nelle attività di marketing (e non) di un’azienda e di come sfruttarli al meglio.

La marketing automation: time is money

Con il termine marketing automation ci si riferisce a un software che permette di automatizzare le attività ripetitive di marketing, che fanno parte dei processi di demand generation di un’azienda. In poche parole, un software di marketing automation è in grado di registrare le attività svolte dall’utente, dal momento in cui questo entra in contatto con la nostra azienda (solitamente tramite la compilazione di un form), e di renderle visibili nella timeline delle attività del contatto in questione. 

Perché è importante automatizzare le attività di marketing? 

Automatizzare le attività di marketing, soprattutto le più semplici e ripetitive, è estremamente importante, in quanto permette di: 

• risparmiare tempo, che non verrà più dedicato all’operatività, ma alla definizione della strategia e dei processi interni, volti a far crescere veramente il tuo business;
• ridurre il margine di errore sulle singole attività: dal momento in cui il lavoro viene impostato dall’uomo e svolto da un software, è meno probabile, se non impossibile, che avvengano errori;
• ottenere nuovi insight di valore. 

Quale miglior strumento dei workflow per fare automation e marketing automation?

Come funziona un workflow e quali sono le sue potenzialità?

Come detto precedentemente, un workflow, o flusso di lavoro, può essere descritto come una serie di azioni che avvengono in sequenza, a seguito dell’avvenimento di un’azione specifica definita a priori. 
Se usati con buon senso e intelligenza, i workflow possono davvero farci risparmiare moltissimo tempo, e salvarci dalla possibilità di dimenticare di svolgere o assegnare compiti a terze persone. 
Hai mai pensato, ad esempio, a quando ricevi mille email di invito a un evento o, dopo la partecipazione a un evento, a quando ricevi le email di follow up? Ecco, spesso e volentieri, dietro all’invio di queste email non c’è una persona fisica, ma un bellissimo workflow. 

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Uno strumento per mille utilizzi

Vediamo adesso alcuni esempi specifici di impostazione e potenzialità di un workflow: 

• workflow per invitare i contatti a un evento: è possibile impostare workflow per invitare una cerchia di contatti (o tutto il database, in base alle esigenze) a un evento. A seguito dell’invio della prima email di invito, sulla base delle iscrizioni all’evento e sull’apertura o meno delle email, è possibile scegliere quando e a chi inviare nuovamente un’email di invito; 
• workflow per la gestione del follow up: dopo lo svolgimento di un evento, è importante non abbandonare gli utenti, ma continuare a fare nurturing sui partecipanti e a coccolarli, per accompagnarli lungo il percorso verso la conversione. È possibile, ad esempio, inviare email con contenuti premium scaricabili e informazioni aggiuntive, differenziandole per gli utenti che si sono iscritti all’evento e hanno partecipato e per gli utenti iscritti, ma che non hanno potuto partecipare;
• workflow incentrati su una data: è possibile programmare l’invio di email automatiche, basate su una determinata data. Ad esempio, questa funzionalità è utile per comunicare ai contatti che ci seguono l’inizio dei saldi, il lancio di un nuovo prodotto o di una promozione. Oppure, si può impostare un workflow incentrato su una data e una proprietà: è questo il caso delle email e dei messaggi di auguri che riceviamo da Trenitalia il giorno del nostro compleanno;
• workflow per l’assegnazione di proprietà: sulla base di un trigger di attivazione, scelto e impostato secondo le nostre esigenze, è possibile assegnare o modificare le proprietà dei nostri contatti;
• workflow per l’invio di email interne: questo strumento è utile anche per inviare email interne ai nostri collaboratori, ad esempio per informarli sulle attività svolte dai contatti;
• workflow per l’assegnazione di task: sulla base delle azioni svolte dagli utenti, possiamo assegnare task ai nostri collaboratori. Ad esempio, se un contatto compila un form per essere contattato dal responsabile vendite, possiamo impostare il workflow in modo che, a seguito della compilazione del form, venga assegnato un task al responsabile vendite;
• workflow per la creazione di deal sulla pipeline: è possibile fare in modo che, a seguito di un’azione specifica svolta dall’utente, si generi un deal nella pipeline, in modo da tenere traccia del percorso dell’utente dopo essere entrato in contatto con il team delle vendite. 

Sei ancora sicuro di potere, o meglio, volere gestire i processi interni e le attività di marketing senza automatizzarli? Vuoi sapere come impostare un workflow davvero efficace?