Incrementare la produttività in azienda con Slack

31/07/17 13.36 / Di Stefania Montemurro

incrementare-produttività-con-slack.jpg


 Non solo per startup o nuove realtà, Slack è per ogni azienda, per ogni business, per ogni manager che punti ad aumentare la produttività del team.

Creato da Stewart Butterfield, co-fondatore di Flickr, durante lo sviluppo di un gioco online oggi conta più di 5,8 milioni di utenti attivi attestandosi come il miglior strumento di comunicazione che un team possa usare.


Slack fornisce una piattaforma per le organizzazioni per creare canali di chat di gruppo, chat personali e vanta l’integrazione con famose applicazioni esterne.


Pensiamo alla quantità di comunicazioni che vengono scambiate ogni giorno in un’azienda: conversazioni Skype individuali o di gruppo, email, messaggi personali. Con Slack è possibile avere tutte queste comunicazioni in un solo posto, alla portata di tutti per essere fruite e rintracciate in qualsiasi momento.


Segmentare le comunicazioni per argomento

Attraverso l’utilizzo di diversi canali, slack permette di segmentare le discussioni e di focalizzare l’attenzione del team su un preciso argomento.

È possibile creare canali pubblici dove condividere la discussione con tutto il team o canali privati con accesso ristretto.

channel slack.png
I canali sono ottimi per focalizzare l’attenzione della discussione su un preciso argomento.

È possibile inserire un messaggio di benvenuto che comunichi immediatamente le regole da adottare nel canale.

All’interno dei canali consigliamo di utilizzare i tag come:

  • @channel: invia una notifica a tutto il canale;
  • @here: invia una notifica solo a chi è online in quel momento;
  • @nomeutente: invia una notifica ad una persona specifica.

 

Inoltre inTeam Settings > Customize > Slackbot Responses è possibile impostare una frase come risposta automatica che Slack mostrerà quando in un messaggio verrà inserita una data parola o frase.

 

Strumenti per la produttività aziendale integrati

Slack vanta l’integrazione con le applicazioni più utilizzate per aumentare la produttività, all’indirizzo https://slack.com/apps è possibile consultare l’intero catalogo.

Integrando le applicazioni in Slack sarà possibile fruire dei contenuti creati direttamente nella piattaforma.

Tra le più utilizzate troviamo:

  • Google Calendar;
  • Trello;
  • Asana;
  • GitHub;
  • Google Drive.

Contenuti facilmente rintracciabili
Durante il lavoro spesso si avrà la necessità di recuperare comunicazioni datate.

Slack velocizza questo processo mettendo a disposizione una barra di ricerca filtrabile per argomento, per canale e per persone coinvolte.

I parametri di ricerca comprendono:

  • from:[username]
  • to:[canale o username]
  • in:[canale or username]
  • after:[data]
  • before:[data]
  • on:[data]
  • during:[mese/anno]
  • has:[stella o link]
search filter slack.png

Condivisione dei file semplificata

Slack rende semplice e veloce la condivisione di file con l'intero team. Come molte altre piattaforme di messaggistica, è possibile caricare files attraverso:

  • Drag and drop da cartelle;
  • Copia e incolla direttamente nella chat;
  • Caricamento cliccando il tasto +.

slack upload file.png

 

È inoltre possibile creare dei link per la condivisione partendo dai files caricati.

 

Disponibile da ogni dispositivo

Slack è utilizzabile da web o da applicazione per desktop (Mac e Windows) e mobile (iOS e Android).
Avere sempre a disposizione il canale di comunicazione aziendale è chiaramente comodo e permette di sentirsi connessi con il team anche quando si è in movimento o fuori ufficio.


Discussioni individuali

La trasparenza nelle comunicazioni di gruppo è certamente una grande opzione ma spesso è necessario comunicare privatamente con una o più persone.

Proprio come qualsiasi altro client di chat, Slack rende semplice lo scambio di messaggi in privato tra persone singole.


Aggiornamento di stato e profilo personale

Come in altri strumenti di messaggistica, anche in Slack è possibile inserire uno stato particolare per comunicare se si sta lavorando da remoto, se si è malati o in vacanza.

È inoltre importante mantenere aggiornato il profilo personale per rendere subito disponibili i contatti personali come email e numero di telefono.

 

slack status.png

 

Per lo sviluppo

Cliccando sul tasto + è possibile caricare parti di codice (html, php, js..) e condividere lo snippet con chiunque attraverso il link che verrà generato.

Inoltre incollando un codice esadecimale sarà mostrato il colore equivalente.



Produttività

Per massimizzare la produttività è fondamentale utilizzare lo strumento adottando alcuni accorgimenti:
  • è importante che i membri del team non controllino Slack costantemente per non perdere la concentrazione sul lavoro;
  • i membri del team potranno condividere con tutti link interessanti atti alla crescita professionale dell’intera squadra;
  • condividere traguardi e successi al fine di migliorare l’umore di tutti.
  • contrassegnare con il simbolo “stella” argomenti di cui si potrebbe avere bisogno in futuro;
  • utilizzare le applicazioni integrate;
  • essere sempre precisi nella comunicazione indicando tutti i dettagli all’interlocutore senza lasciare spazio a incomprensioni.

La funzione Reminder è molto interessante per aumentare la produttività, inserendo in qualsiasi canale o chat la stringa:


/remind me #team [quando] [orario] to [oggetto]


verrà registrata e inviata una notifica alla persona o a se stessi in un dato momento della giornata. Ad esempio:


/remind #team-alpha to update the project status every Monday at 9am


La funzione è disponibile solo in inglese.


Le aziende che hanno adottato Slack

Come dicevamo Slack negli ultimi anni ha tagliato traguardi incredibili. Nel momento in cui scrivo (luglio 2017), si contano nel mondo:
  • 5,8 milioni di utenti attivi;
  • 60.000 team;
  • 1 milione di utenti attivi contemporaneamente;
  • 100 milioni di ore passate mensilmente sulla piattaforma.

Tra le aziende che hanno adottato Slack troviamo:

  • NASA;
  • Lush;
  • The Times e The Sunday Times;
  • Survey Monkey;
  • Udemy;
  • Jet.com;
  • Intercom.

La redazione del noto noto quotidiano The Times, abituata a metodi tradizionali, non pensava di poter migliorare la produttività dello staff adottando un diverso approccio comunicativo.


Quotidianamente il team si riuniva in meeting e si scambiava periodiche mail di allineamento, questo significava maggior tempo da dedicare in programmazioni e organizzazioni.

Il team di sviluppo utilizzava già altri servizi di messaggistica ma la vera svolta è arrivata quando un membro del team ha provato Slack, da quel momento la piattaforma è stata adottata da tutta la redazione.


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Topics: Il Manager nell'era digitale

Stefania Montemurro

Scritto da Stefania Montemurro

Libera professionista. Da diversi anni aiuta le aziende a migliorare la propria presenza digitale. Si occupa della gestione dei contenuti di Digital Building Blocks.

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